O procedimento de constituição da associação é o apresentado abaixo.
1. Reuniões preparatórias
As reuniões preparatórias servem para definir a forma de intervenção dos alunos na vida escolar e debater os princípios reguladores do funcionamento da associação, que serão vertidos nos estatutos.
Os fundadores devem desde logo escolher a denominação da associação, isto é, o nome que lhe será dado.
Para efeitos de obtenção do certificado de admissibilidade de denominação no Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC) é recomendável que nesta reunião sejam indicados três nomes possíveis para a associação, os quais devem ser aprovados previamente por escrito pelos órgãos diretivos do estabelecimento de ensino.
Devem igualmente definir o objeto social, ou seja, quais os pressupostos que determinam a futura atividade da associação e debater um conjunto de princípios reguladores do funcionamento futuro da associação, que serão vertidos nos estatutos.
O projeto de estatutos a aprovar deve conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
- A denominação da associação, aprovada pelo RNPC;
- O fim a que se destina;
- A sede;
- Os bens ou serviços com que os associados concorrem para o património social (jóia ou quota, mensal ou anual, cujo valor será fixado em regulamento interno);
- A forma de funcionamento;
- Os direitos e obrigações dos associados, bem como as condições da sua admissão, saída e exclusão;
- A forma de extinção da associação, assim como o consequente destino do seu património.
2. Obtenção de certificado de admissibilidade de denominação
O segundo passo para constituíres a tua associação é pedir o certificado de admissibilidade de denominação no Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC), o qual pode ser requerido das seguintes formas:
a) Online, no
portal da empresa, acedendo a “Pedido de Nome - Constituição de Entidade”.
Caso optes por pedir o certificado por esta via, deverá ser efetuado o pagamento de € 75,00, por multibanco.
Nota: Os pedidos de nome (firma e denominação) com carácter de urgência serão emitidos no prazo de um dia útil e implicam o pagamento suplementar de 75,00€.
b) Por carta registada com aviso de receção, para:
RNPC
Praça Silvestre Pinheiro Ferreira, 1C
Apartado 4064
1501-803 Lisboa
Mediante o envio de:
- Cheque ou vale postal à ordem do RNPC no valor de €75,00;
- Cópia de documento de identificação do requerente (estudante);
- Declaração de autorização de utilização do nome pelo estabelecimento de ensino.
Neste pedido, deves indicar os três nomes escolhidos para a tua associação, o concelho do estabelecimento de ensino, o objeto social e a identificação do requerente.
O RNPC, após análise dos nomes sugeridos, envia uma resposta positiva ou negativa do pedido. Se a resposta for negativa, deverão ser indicados outros três nomes e repetir todo o processo.
Se a resposta for positiva em relação a um dos nomes indicados, será essa a denominação da tua associação.
Atenção que, este certificado é apenas uma autorização para usar determinado nome, tendo a validade de três meses. Isto significa que com este certificado a associação ainda não está constituída, pelo que terás que percorrer os restantes passos.
3. Reunião da Assembleia Geral de Alunos para constituição da associação e aprovação dos estatutos
O passo seguinte é convocar uma Assembleia Geral de Alunos para aprovação do projeto de estatutos e eleição da Comissão Instaladora.
A convocatória da Assembleia Geral deverá ser subscrita por 10% dos estudantes a representar, com a antecedência mínima de 15 dias, por meio de aviso afixado em todos os edifícios onde habitualmente decorram actividades escolares.
A Comissão Instaladora é constituída por três elementos de entre os estudantes, que exercerão provisoriamente as funções de membros da Mesa da Assembleia Geral.
Os estatutos consideram-se aprovados desde que obtenham a maioria absoluta (50% + 1) dos votos validamente expressos dos estudantes presentes.
Desta reunião deverás elaborar a ata de aprovação dos estatutos, que corresponde à ata número um, subscrita pela Comissão Instaladora.
4. Escritura Pública
Obtido o certificado de admissibilidade de denominação e aprovados os estatutos pelos estudantes do teu estabelecimento de ensino, estão reunidos os requisitos para ser marcada a escritura pública num Cartório Notarial à tua escolha, no qual deves entregar os seguintes documentos:
- Certificado de admissibilidade de denominação;
- Estatutos aprovados em Assembleia Geral de Alunos;
- Documentos de identificação pessoal e fiscal dos estudantes que irão constituir a associação e que serão no mínimo 3.
O ato de constituição e os estatutos só produzem efeitos perante terceiros, após a sua publicação no Portal da Justiça. Esta publicação é efetuada de imediato pelo Notário, sendo os custos da responsabilidade da tua Associação.
5. Eleição dos órgãos sociais
Após a escritura, deverás reunir em Assembleia Geral, para proceder à primeira eleição dos órgãos sociais, que são a Mesa da Assembleia Geral, a Direção e o Conselho Fiscal.
Esta eleição processa-se numa Assembleia Geral eleitoral expressamente convocada para o efeito.
A convocatória deve ser subscrita pela Comissão Instaladora, que conduzirá o processo eleitoral e dará posse aos primeiros órgãos eleitos.
Dos resultados eleitorais será lavrada uma ata, que corresponde à ata número dois, que será igualmente assinada pela Comissão Instaladora.
A eleição deve decorrer já de acordo com o estabelecido nos Estatutos ou em Regulamento Interno, sendo que a tomada de posse dos membros eleitos poderá ocorrer nessa mesma data ou em data posterior. Neste último caso, deverá ser lavrada outra ata comprovativa da posse.
6. Inscrição no RNPC
No prazo de 90 dias a contar do deferimento do pedido de certificado de admissibilidade de denominação, deverás proceder à inscrição definitiva da tua associação no RNPC, enviando por carta registada com aviso de receção os seguintes documentos:
- Cheque ou vale postal à ordem do RNPC no valor de €50,00;
- Cópia da escritura pública de constituição e aprovação dos respetivos estatutos;
- Cópia da publicação.
7. Inscrição nas Finanças
De seguida, deves dirigir-te ao Serviço de Finanças da área da localização da sede, para declarares o início de atividade, no prazo de 90 dias a contar da inscrição definitiva no RNPC, com a apresentação dos seguintes documentos:
- Declaração de início de atividade, devidamente preenchido;
- NIF de todos os membros da Direção e do Conselho Fiscal;
- Ata de tomada de posse do Presidente;
- Comprovativo da criação da entidade no RNPC;
- Cópia da escritura pública de constituição e respetivos estatutos;
- Cópia da publicação.
8. Inscrição na Segurança Social
Por fim, deverás inscrever a associação na Segurança Social, o qual deverá ser feito no prazo de 30 dias, a contar da data da entrega da declaração do início da atividade no Serviço de Finanças, mediante a apresentação dos seguintes documentos:
- NIF do Presidente da Direção;
- Ata de tomada de posse do Presidente;
- Cópia da declaração de início da atividade nas finanças;
- Cópia da escritura pública de constituição e respetivos estatutos;
- Cópia da publicação.