De seguida descrevemos todos os passos que deverás percorrer para constituir uma associação com personalidade jurídica.
1. Reuniões preparatórias
As reuniões preparatórias para constituir uma associação juvenil deverão ser as mais participadas e produtivas para que a sua fundação seja assente em bases sólidas. Neste sentido, sugerimos que estas reuniões não devem restringir-se à discussão e elaboração do projeto de estatutos.
Os fundadores devem desde logo escolher a denominação da associação, isto é, o nome que lhe será dado. Para efeitos de obtenção do certificado de admissibilidade de denominação no Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC), é recomendável que nesta reunião sejam indicados três nomes possíveis para a associação.
Devem igualmente definir o objeto social, ou seja, quais os pressupostos que determinam a futura atividade da associação e debater um conjunto de princípios reguladores do funcionamento futuro da associação, que serão vertidos nos estatutos.
Advertimos que, relativamente aos estatutos, que são o pilar fundamental das associações, estes devem conter obrigatoriamente os seguintes elementos:
- A denominação da associação;
- O fim a que se destina;
- A sede;
- Os bens ou serviços com que os associados concorrem para o património social (jóia ou quota, mensal ou anual, cujo valor será fixado em regulamento interno);
- A forma de funcionamento;
- Os direitos e obrigações dos associados, bem como as condições da sua admissão, saída e exclusão;
- A forma de extinção da associação, assim como o consequente destino do seu património.
2. Obtenção de certificado de admissibilidade de denominação
O segundo passo para constituíres a tua associação é pedir o certificado de admissibilidade de denominação no Registo Nacional de Pessoas Coletivas (RNPC), o qual pode ser requerido das seguintes formas:
a) Online, no portal da empresa, acedendo a “Pedido de Nome (firma ou denominação) para entidade a constituir”.
Caso optes por pedir o certificado por esta via, deverá ser efetuado o pagamento de € 75,00, por multibanco.
Nota: Os pedidos de nome (firma e denominação) com caráter de urgência serão emitidos no prazo de um dia útil e implicam o pagamento suplementar de 75,00€.
b) Por carta registada com aviso de receção, para:
RNPC
Praça Silvestre Pinheiro Ferreira, 1C
Apartado 4064
1501-803 Lisboa
Mediante o envio de:
- Cheque ou vale postal à ordem do RNPC no valor de €75,00;
- Cópia de documento de identificação do requerente.
Neste pedido, deves indicar os três nomes escolhidos para a tua associação, o concelho da sede social, o objeto social e a identificação do requerente (futuro associado).
O RNPC, após análise dos nomes sugeridos, envia uma resposta positiva ou negativa do pedido. Se a resposta for negativa, deverão ser indicados outros três nomes e repetir todo o processo.
Se a resposta for positiva em relação a um dos nomes indicados, será essa a denominação da tua associação.
Atenção que, este certificado é apenas uma autorização para usar determinado nome, tendo a validade de três meses. Isto significa que com este certificado a associação ainda não está constituída, pelo que terás que percorrer os restantes passos.
3. Reunião de constituição da associação e aprovação dos estatutos
Recebido o certificado de admissibilidade, deverás reunir com todos os fundadores da associação em Assembleia Geral, para aprovar o projeto de estatutos.
Nesta reunião deverás eleger uma Comissão Instaladora, constituída por três elementos de entre os associados fundadores presentes, que exercerão provisoriamente as funções de membros da Mesa da Assembleia Geral.
Desta reunião deverás elaborar a ata de aprovação dos estatutos, que corresponde à ata número um, subscrita pela Comissão Instaladora.
4. Escritura Pública
Obtido o certificado de admissibilidade de denominação e aprovados os estatutos pelos fundadores, estão reunidos os requisitos para ser marcada a escritura pública num Cartório Notarial à tua escolha, no qual deves entregar os seguintes documentos:
- Certificado de admissibilidade de denominação;
- Estatutos aprovados em Assembleia Geral;
- Documentos de identificação pessoal e fiscal dos jovens que irão constituir a associação, no mínimo de três.
O ato de constituição e os estatutos só produzem efeitos perante terceiros, após a sua publicação no Portal da Justiça. Esta publicação é efetuada de imediato pelo Notário, sendo os custos da responsabilidade da tua Associação.
5. Eleição dos órgãos sociais
Após a escritura, deverás reunir uma Assembleia Geral, para proceder à primeira eleição dos órgãos sociais, que são a Mesa da Assembleia Geral, a Direção e o Conselho Fiscal.
Esta eleição processa-se numa Assembleia Geral eleitoral expressamente convocada para o efeito.
A convocatória deverá ser subscrita pela Comissão Instaladora, que conduzirá o processo eleitoral e dará posse aos primeiros órgãos eleitos.
Dos resultados eleitorais será lavrada uma ata, que corresponde à ata número dois, que será igualmente assinada pela Comissão Instaladora.
A eleição deve decorrer já de acordo com o estabelecido nos Estatutos ou em Regulamento Interno, sendo que a tomada de posse dos membros eleitos poderá ocorrer nessa mesma data ou em data posterior. Neste último caso, deverá ser lavrada outra ata comprovativa da posse.
6. Inscrição no RNPC:
No prazo de 90 dias a contar do deferimento do pedido de certificado de admissibilidade de denominação, deverás proceder à inscrição definitiva da tua associação no RNPC, enviando por carta registada com aviso de receção, os seguintes documentos:
- Cheque ou vale postal à ordem do RNPC no valor de € 50,00;
- Cópia da escritura pública de constituição e respetivos estatutos;
- Cópia da publicação.
7. Inscrição nas Finanças
De seguida, deves dirigir-te ao Serviço de Finanças da área da localização da sede, para declarares o início de atividade, no prazo de 90 dias a contar da inscrição definitiva no RNPC, com a apresentação dos seguintes documentos:
- Declaração de início de atividade, devidamente preenchido;
- NIF de todos os membros da Direção e do Conselho Fiscal;
- Ata de tomada de posse do Presidente;
- Comprovativo da criação da entidade no RNPC;
- NIB da Associação;
- Cópia da publicação da constituição da Associação e respetivos Estatutos.
8. Inscrição na Segurança Social
Por fim, deverás inscrever a associação na Segurança Social, o qual deverá ser feito no prazo de 30 dias, a contar da data da entrega da declaração do início da atividade no Serviço de Finanças, mediante a apresentação dos seguintes documentos:
- NIF do Presidente da Direção;
- Ata de tomada de posse do Presidente;
- Cópia da declaração de início da atividade nas finanças;
- Cópia da escritura pública de constituição e respetivos estatutos;
- Cópia da publicação.